Máte v týmu chaos? My ne. A to díky řízení úkolů ve firmě

Chaos v týmu nevzniká náhodou. Vzniká proto, že informace nejsou na jednom místě, úkoly nejsou jasně zadané a každý si myslí, že ví, co má dělat. Jenže realita je jiná. Pokud chcete mít firmu, která šlape jako dobře namazaný stroj, musíte začít u systému. U jasně definovaných úkolů, odpovědností a termínů.

V BOXELO HUB takhle fungujeme každý den. A díky tomu dokážeme spolupracovat rychle, předvídatelně a bez chaosu, i když každý sedíme jinde.

Řízení úkolů ve firmě začíná u jasné definice úkolu

Úkol není „něco, co bych měl udělat“. Je to základní stavební jednotka každého projektu. A právě dobré řízení úkolů ve firmě rozhoduje o tom, zda projekty běží hladce, nebo se neustále zadrhávají.

Typicky jde o:

• připravení podkladů,

• schválení něčeho,

• vyřešení problému,

• vytvoření obsahu,

• analýzu, návrh nebo úpravu,

• nebo jakýkoli krok, který posouvá projekt dopředu.

Pokud činnost nemá jasné parametry, není to úkol. Je to chaos.

Co musí každý úkol obsahovat, aby fungoval?

1. Název 

Stručný a jasný. Musí být zřejmé, co se má stát. 

Například: „Připravit návrh newsletteru - leden 2026“

2. Řešitel

Jeden úkol = jeden člověk. Pokud se na jedné věci podílí tři lidé, vzniknou tři úkoly - každý se svým dílem práce.

3. Termín

Den, kdy má člověk na úkolu pracovat. Neznamená to, že musí být hotový. Musí se ale posunout kupředu.

4. Jasné zadání

Neexistuje nic jako „však ty víš“. Kdykoli si zadání kdokoli otevře, musí přesně chápat:

• co má vzniknout,

• k čemu to má sloužit,

• jak poznáme, že je to hotové.

Náš systém? Freelo, Slack, disciplína

V BOXELO HUB používáme Freelo - nástroj na projektové i procesní řízení, který nám poskytuje absolutní přehled nad projekty. Každý úkol má svůj To-do list a každý list patří do konkrétního projektu.

Díky tomu máme kdykoli jasno:

• co se právě dělá,

• co čeká,

• kde stojí projekty,

• kde potřebujeme rozhodnutí,

• a kdo je za co odpovědný.

I když aktuálně jedeme na Freelo, náš systém práce je plně adaptovatelný i na komplexnější nástroje jako Asana, Active Collab nebo Basecamp, které jsou vhodné pro velké projekty či korporáty. Jsme kompatibilní s jakýmkoli prostředím, kde platí jasné úkoly, termíny a odpovědnosti.

Na denní operativu máme Slack - místo pro rychlou domluvu či sdělení zpráv. Díky němu nemusíme hledat zprávy v e-mailech, nehrozí nám zahlcený WhatsApp nebo Telegram, komunikaci máme přehledně rozdělenou podle kanálů a projektů.

Krátký dotaz? Sdílíme ve Slacku.

Rychlá reakce? Slack.

Rozhodnutí? Slack.

A právě to nám drží komunikaci čistou a dohledatelnou.

A disciplína? Tak bez ní nefunguje žádný systém. I nejlepší nástroje jsou k ničemu, pokud je tým nepoužívá správně. Proto stavíme na disciplíně: úkoly zadáváme hned, komentujeme je přímo u zdroje (odpovědi do vlákna), držíme termíny a nepředáváme práci „mezi dveřmi“.Potom není potřeba nikoho nahánět a každý ví, kde práce stojí.

Disciplína je klíč k tomu, aby systém opravdu fungoval.

Chaos u nás fakt nemá šanci.

Pravidla pro tvorbu úkolů

1. Jasný název úkolu - krátký, výstižný, bez omáčky.

   
   

2. Vytvářet podúkoly - každý dotaz, návrh nebo požadavek = jeden podúkol. (1 podúkol = 1 téma)

   
   

3. Popis do komentáře - u každého úkolu si definujeme:

Proč je to důležité?

Proč právě teď?

Koho se to týká?

Jaké potřebujeme podklady, termíny, rozpočty…? 

4. Termín - úkoly si navzájem zadáváme s nastaveným orientačním termínem (pokud není nutné držet fixní termín bezodkladně) a dotyčný řešitel úkolu si termín posune podle svých možností.

   
   

5. Priorita - zadavatel označí, jak moc je úkol důležitý z jeho pohledu. Je to urgentní? Strategické? Nebo jen „nice to have“?

Chcete méně chaosu i ve své firmě či týmu?

Jasný systém úkolů je první krok k tomu, aby firma/tým fungoval předvídatelně.

Aby každý věděl, co má dělat.

Aby projekty běžely dopředu.

A aby vám práce nehořela.

V BOXELO HUB jedeme systémově. Ne proto, že je to móda, ale protože to funguje. Díky tomu naše projekty běží plynule a s klidem.

Pokud chcete, aby to tak fungovalo i u vás, řešení je jednoduché: System BOX. Chcete si o něm přečíst ještě víc? Rozklikněte článek Jak vám System BOX usnadní podnikání. 

Rádi vám nastavíme procesy, workflow a nástroje tak, aby se chaos změnil v přehled, disciplínu a výsledky.